Dalla tradizione alla digitalizzazione: come le organizzazioni di convegni si sono reinventate con l’AI
- Elena Farinola
- 27 feb
- Tempo di lettura: 3 min
Aggiornamento: 3 apr
Il settore degli eventi e dei convegni ha subito una trasformazione epocale negli ultimi anni. Se prima la gestione degli eventi si basava su strategie consolidate e interazioni dirette, oggi le organizzazioni si trovano a fronteggiare nuove sfide: un pubblico sempre più digitale, aspettative di risposta immediata e la necessità di gestire informazioni in tempo reale su più canali.
Questa transizione, però, non è stata priva di difficoltà. Molti organizzatori si sono ritrovati sopraffatti dal volume di richieste, iscrizioni e domande ripetitive, spesso senza gli strumenti adeguati per gestirle.
Qui entra in gioco SaleAssistant, l’alleato perfetto per automatizzare la gestione delle interazioni, migliorare l’efficienza e garantire un’esperienza fluida sia per gli organizzatori che per i partecipanti.
La sfida per il settore eventi: le organizzazioni di convegni si sono reinventate con l’AI?
Con la crescita degli eventi ibridi e digitali, le aziende che organizzano convegni hanno dovuto rapidamente adattarsi. Le sfide principali che hanno affrontato includono:
Gestione di un volume enorme di richieste su diversi canali (email, WhatsApp, social media).
Aspettative di risposte immediate, con utenti che si aspettano di ricevere informazioni in tempo reale.
Mancanza di strumenti per l’acquisizione e il follow-up dei contatti, rendendo difficile convertire gli interessati in partecipanti.
Coordinazione complessa tra iscrizioni, ticketing, aggiornamenti sugli eventi e gestione dei cambi di programma.
Molte organizzazioni si sono trovate a dover assumere più personale o dedicare risorse a rispondere manualmente a ogni domanda, con un enorme spreco di tempo e un rischio elevato di perdere opportunità preziose.
La soluzione: SaleAssistant come assistente digitale per convegni
Per affrontare questa rivoluzione, sempre più aziende del settore eventi hanno scelto di affidarsi all’intelligenza artificiale, in particolare a SaleAssistant. Ma in che modo un assistente digitale può aiutare concretamente un’organizzazione di convegni?
1. Risposte Immediate alle Domande Frequenti
Gli organizzatori hanno sperimentato un drastico calo del tempo speso a rispondere a richieste ripetitive come:
“Qual è il programma del convegno?”
“Come posso acquistare il biglietto?”
“Ci sono agevolazioni per gruppi o studenti?”
“L’evento sarà trasmesso in streaming?”
Grazie a SaleAssistant, queste domande vengono gestite in autonomia in tempo reale, su qualsiasi piattaforma (WhatsApp, Facebook Messenger, email, sito web).
2. Gestione Iscrizioni e Follow-up dei Partecipanti
L’AI non si limita a rispondere, ma aiuta anche a convertire gli interessati in partecipanti effettivi. SaleAssistant raccoglie i dati dei potenziali iscritti, li qualifica in base all’interesse e fornisce agli organizzatori un elenco di contatti realmente interessati, facilitando il lavoro del team vendite.
3. Supporto Multilingue per Eventi Internazionali
Un altro problema comune nell’organizzazione di eventi è la gestione di partecipanti internazionali. Con SaleAssistant, le organizzazioni possono finalmente offrire supporto in più lingue senza dover assumere personale dedicato, migliorando l’accessibilità e l’esperienza utente.
Risultati concreti: come SaleAssistant ha rivoluzionato l’organizzazione eventi
Molte organizzazioni di convegni che hanno implementato SaleAssistant hanno riscontrato miglioramenti immediati:
✔ Riduzione del 70% del tempo speso a gestire richieste manualmente
✔ Aumento del 50% delle iscrizioni ai convegni grazie al follow-up automatico
✔ Miglior esperienza per i partecipanti, con risposte immediate e supporto personalizzato
✔ Meno stress per il team organizzativo, che può concentrarsi su strategia e logistica anziché su risposte ripetitive
Conclusione: un futuro più smart per gli eventi
L’organizzazione di eventi e convegni non può più permettersi di restare ancorata ai vecchi metodi. La digitalizzazione è una realtà che ha rivoluzionato il settore, ma le aziende che si sono adattate con strumenti intelligenti come SaleAssistant sono riuscite a mantenere il passo e offrire un’esperienza superiore ai loro partecipanti. organizzazioni di convegni si sono reinventate con l’AI
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